Web-basierte Rechnungsbearbeitung bei der Steigenberger Hotel Group –
Effektives Kreditorenmanagement mit OXSEED Invoices
84 Hotels weltweit, jedes Haus mit eigener betriebswirtschaftlicher Verantwortung, jedes mit eigener Finanzbuchhaltung und eigenen Rechnungsläufen. Erfolgt die Freigabe einer Rechnung, wie bis März 2008, auf dem „traditionellen Weg“, so wandert sie auf einem Blatt Papier und mit dem dazugehörigen Unterschriften-Formular von einem Prüfer zum nächsten. Auf diese Weise sind ganze Papierberge stetig im Haus unterwegs. Keine Frage: Die Möglichkeiten der papierbasierten Prozesse waren an ihre Grenzen gekommen und mit den Anforderungen der Finanzbuchhaltung nicht mehr zu vereinbaren.
Heute, in Zusammenarbeit mit OXSEED, werden die Rechnungen abgefangen, noch bevor sie in den Hotels ankommen, gescannt und dann digital in die OXSEED Plattform importiert. OXSEED überträgt daraufhin Rechnungen in das digitale Rechnungseingangsbuch. Gemäß Arbeitsabläufen von Steigenberger stellt die OXSEED Plattform die digitalen Schriftstücke in die elektronischen Arbeitskörbe der zuständigen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter prüft und überzeugt sich, dass alle Werte richtig erfasst sind und gibt dann die Rechnung frei. Seit dem Rechnungseingang sind erst wenige Stunden vergangen und die Konzernzentrale in Frankfurt verfügt bereits über eine aktuelle Aufstellung der Zahlen von diesem Tag.
In der vollen Ausbaustufe verteilt und archiviert die OXSEED On Demand-Plattform allein für die Steigenberger Hotel Group 125.000 Rechnungen mit 250.000 Seiten im Jahr vollautomatisch.
OXSEED ist eine Software as a Service (SaaS) – Lösung, die Steigenberger einfach über das Internet bezieht. Bei der Einführung von OXSEED waren folglich für die Steigenberger Hotel Group keine teuren Neuinvestitionen nötig, sondern sie mieten OXSEED on Demand, nutzungsabhängig und kostengünstig.
Wolfgang Limmer, Direktor Finanz- und Rechnungswesen der Steigenberger Hotel Group, berichtet von erreichten Verbesserungen:
„ Bei uns kam es zu einer dramatische Reduzierung des Papierhandlings, gleichzeitig wurden die Rechnungsanschriften vereinheitlicht und eine automatisierte rechtliche Prüfung der Rechnungen findet statt. OXSEED gewährleistet zusätzlich die revisionssichere elektronische Archivierung der Rechnungen. Für die Finanzbuchhaltung bedeutete es außerdem, dass sie aus dem Betrieb herausgenommen werden kann. Das führt unternehmensweit zu einer Skontooptimierung, der Ermittlung von Kennzahlen, einer verbesserten Liquiditätsplanung und ermöglicht eine zentrale Kontrolle.“
Hier finden Sie die Success Story zur Steigenberger Hotel Group.
