Funktionsweise OXSEED Archive
Die aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen werden – falls sie nicht elektronisch erstellt wurden – über einen Scanner digitalisiert und anschließend manuell indiziert. Beim Indizieren wird das digitale Dokument mit zusätzlichen Informationen, wie z.B. Autor, Datum, Betrag oder Geschäftsprozessinformationen, wie Freigaben und Notizen, angereichert; dies kann entweder digital über eine Texterkennungs-Software oder erfolgen. Hierbei kann es sich z.B. um Eingangsrechnungen, Geschäftsbriefe oder Akten handeln.
Die digitalen Belege werden zusammen mit ihren Indizes in OXSEED importiert und in PDF/A-Dateien konvertiert. Automatisch findet eine fortgeschrittene elektronische Signierung der Unterlagen statt, die jederzeit durch einen integrierten Verifikations-Service überprüfbar ist. Die Dokumente sind somit revisionssicher auf der OXSEED Plattform archiviert und können im Zusammenspiel mit anderen OXSEED Komponenten weiter bearbeitet werden. Der Zugriff auf dieses zentrale Archiv ist denkbar einfach: Weltweit werden nur ein Standard-Webbrowser und ein Adobe-Reader benötigt, um OXSEED Archive nutzen zu können. Die Erstellung von Duplikaten aufgrund von mehreren Standorten entfällt. Die Recherchefunktion stellt die gewünschten Informationen den berechtigten Mitarbeitern sekundenschnell zur Verfügung.
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Abbildung 1: ROI-Rechner für die digitale Archivierung nach GOB und GDPdU
Rechtlicher Hintergrund
Elektronische Archive unterliegen den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Hieraus ergeben sich folgende Kriterien für revisionssichere Archive:
- Unveränderbarkeit der Dokumente – dies garantiert OXSEED Archive durch die fortgeschrittene elektronische Signierung und die Verifizierung, als Nachweis für die Echtheit und Unversehrtheit der digitalen Dokumente.
- Langfristige Wiederauffindbarkeit – jeder Beleg erhält seine individuellen Schlüsselwörter und lässt sich einfach jederzeit und überall recherchieren.
- Langfristige Wiedergabefähigkeit OXSEED konvertiert die Dokumente in PDF/A, dieses Standardformat wurde speziell für die langfristige Speicherung von Daten entwickelt.
Konsolidierung von vorhandenen Archiven
Mit dem Interesse am OXSEED Archive geht die Überlegung einher, wie man das bereits vorhandene Unternehmensarchiv – sei es nun papierbasiert oder bereits digitalisiert – mit dem neuen System zusammenfügt. Bei einem Papierarchiv übernehmen entweder unsere zertifizierten Digitalisierungspartner die Erfassung und die Indexextraktion oder Ihre Mitarbeiter scannen selbst ein und verschlagworten die relevanten Indizes manuell.
Für die Migration eines elektronischen Archivs verfügt die OXSEED Plattform über das OXSEED SDK (Software Development Kit). Diese leistungsfähige Sammlung von Werkzeugen und Anwendungen ermöglicht eine einfache Konfiguration von Schnittstellen, durch die Ihre Daten schnell und sicher in das OXSEED Archive überführt werden.
