OXSEED: Output on Demand

E-Billing, Massendruck und Archivierung

Zum Beginn des Jahres fand die Zusammenführung der OXSEED Aktiengesellschaft und der Maas Hightech Software GmbH zu einem Unternehmen statt. Im BIT-Gespräch erklären die OXSEED-Vorstände Marcus Hartmann und Wolfgang Maas die gemeinsam entwickelte on Demand-Lösung und die Output-Strategie.

Die Mitarbeiter in den Unternehmen erstellen bereits seit Jahren nahezu einhundert Prozent aller Dokumente am Computer. Denn Anwendungen liefern fertig formatierte, digitale Schriftstücke wie Rechnungen, Angebote, Konten- oder Stücklisten. Doch die hohe Zahl der digitalen Dokumente steht in einem krassen Missverhältnis zu dem tatsächlichen, wenig digitalisierten Arbeitsalltag.

Hier drucken Mitarbeiter die Dokumente auf Papier, anstatt sie digital weiterzuleiten. Sie stapeln, heften, sortieren, verschicken Anschreiben oder Vertragsentwürfe in Umlaufmappen oder Postkörbchen. Sie bekleben die Texte mit kleinen gelben Klebezetteln auf die sie mit handschriftlichen Notizen Anweisungen oder Änderungen schreiben. In anderen Abteilungen verlieren Sachbearbeiter Zeit, weil sie Angebote oder Rechnungen am Arbeitsplatz ausdrucken, sie in Umschläge stecken und womöglich selber noch die Briefmarken auf die Umschläge kleben – ein Albtraum für Prozessverantwortliche oder Qualitätsmanager.
„Wir sehen es als logische Konsequenz, digital erstellte Dokumente digital weiter zu verarbeiten“, betont Marcus Hartmann, Vorstand der OXSEED AG im Gespräch. »Schlüssel hierfür ist eine Software, die den Output von Textprogrammen oder Anwendungen entgegennimmt und in die benötigten, elektronischen Dokumente wandelt. Als Anwendungen sehen wir zum Beispiel ‚E-Billing‘, die Weiterverarbeitung im Massendruck und den Versand von Briefen oder die digitale Archivierung.“ 

Für Hartmann liegen die Vorteile der elektronischen Prozesse bereits seit Jahren auf der Hand. „Die wichtigsten Argumente sind Effektivität der Arbeit, die Produktivität der Mitarbeiter, das sichere Weiterreichen an Kollegen oder das Verschicken an Kunden.“ „Die Umstellung auf digitale Prozesse bringt klare Kostenvorteile, unser on Demand-Konzept garantiert einen schnellen Return der Investitionen.“ 

Außerdem trage ein digitales Dokument Informationen, die ein Papierdokument niemals enthalten werde, ergänzt Wolfgang Maas, Vorstand Technik der OXSEED AG. „Das Dokument protokolliert, wer es wann, in welcher Anwendung erstellt hat, und in welcher Reihenfolge es durch das Unternehmen gewandert ist. Es zeigt, wer welche Änderung vorgenommen und es schließlich verschickt oder archiviert hat.“
Grundlegend seien die richtigen – und vor allem kostengünstigen – Softwarewerkzeuge. Wolfgang Maas ist sich sicher, dass Prozessmanager hiermit die Arbeit in den verschiedenen Abteilungen beschleunigen können. „Denken Sie nur an Umlaufmappen, Büroklammern, Arbeitsplatzdrucker, Aktenordner, Hefter, Briefumschläge oder Klebezettel – all das können wir mit Hilfe einer zentralen, digitalen Intelligenz ersatzlos streichen“, betont Wolfgang Maas.

Denn mit der OXSEED-Software implementierten die Verantwortlichen eine völlig neue Qualität in die Organisation. Wolfgang Maas: „Im Herzen der OXSEED on Demand-Plattform schlägt unsere ‚AFP2Web‘-Engine. Sie sammelt alle Dokumente, die die Anwendungen und Textprogramme als Output produzieren. Abhängig davon, welches Dokument mit welchem Inhalt die Prozessleiter in ihren Workflows benötigen, wird die Engine die Formatierung übernehmen.“

Sie nehme Angebote und Rechnungen aus den Anwendungen des Salesteams entgegen und formatiere diese Daten in ein digitales Dokument. „Im nächsten Schritt übergibt sie diese Dokumente an das E-Billing-Modul, das für die rechtssichere Signatur und für die garantierte Zustellung über die Datennetze verantwortlich ist“, so Wolfgang Maas weiter.
„Viele unserer Kunden müssen Dokumente aus rechtlichen, organisatorischen oder qualitativen Gründen auf Papier an ihre Geschäftspartner verschicken“, berichtet Hartmann. „Also sammelt die AFP2Web-Engine aus allen Abteilungen diese Dokumente ein, bündelt sie in einem digitalen Druckstrom und schickt sie an die Druckstraße oder den Druckdienstleister.“ Arbeitsplatzdrucker, Portomaschinen oder Briefumschläge würden somit aus den Abteilungen verschwinden. 

In den vergangenen Jahren hätten immer mehr Prozessmanager gemeinsam mit ihren Rechtsabteilungen „Compliance“-Richtlinien für ihre Unternehmen formuliert. Anforderung sei es sämtlichen Output aus allen Anwendungen gemäß dieser Vorgaben digital zu archivieren. „Sicherlich keine einfache Aufgabe. Aber an dieser Stelle garantiert unsere AFP2Web-Engine, dass der gesamte Output aller Prozesse und Anwendungen, Protokolle und Dokumente des Unternehmens im Archiv verwahrt wird“, so Hartmann. „Die Software wird automatisch jedes erstellte, veränderte, verschickte oder beantwortete Dokument entgegennehmen, wandeln und an das Archiv übergeben.“ Das OXSEED-Archivierungs-Modul sortiere jedes Dokument an den richtigen Archivierungsort und stelle die Recherche nach dem Dokument sicher – „gleichgültig aus welcher Anwendung heraus Prozessmanager, Rechtsabteilung, Sachbearbeiter oder die Mitarbeiter des Salesteams nach ihrem Output suchen“, verspricht Wolfgang Maas. 

Die OXSEED Aktiengesellschaft

Die OXSEED Aktiengesellschaft ist ein international tätiger Hersteller von webbasierten Softwarelösungen für Business Process Management und Enterprise Document Transformation.

Mit der gleichnamigen On Demand-Plattform ist das Unternehmen einer der Pioniere im nach wie vor stark wachsenden Marktsegment für Software as a Service-Konzepte. Im Anwendungsbereich Enterprise Document Transformation gehört OXSEED mit dem Produkt AFP2web® zu den anerkannten Technologieführern.

Die SOA-basierte OXSEED Architektur erlaubt Unternehmen und Organisationen, individuell zugeschnittene On Demand-Lösungen zu entwickeln und diese in ihre eigenen Geschäfts-anwendungen zu integrieren. Gemeinsam mit Partnern bietet OXSEED Speziallösungen für die Einführung der digitalen Poststelle (OXSEED Mailroom), für die webbasierte Rechnungs-verarbeitung (OXSEED Invoices), den elektronischen Rechnungsversand (OXSEED Billing),  für das digitale Vertragsmanagement (OXSEED Contract) sowie für die rechtssichere, digitale Archivierung (OXSEED Archive) an.

OXSEED beschäftigt an den Standorten in Bielefeld und Filderstadt sowie in Indien, Polen und der Ukraine aktuell über 70 Mitarbeiter, die mehr als 250 Kunden betreuen. Anwender sind unter anderem der Logistikdienstleister DHL, die HALLESCHE Krankenversicherung in Stuttgart, die Steigenberger Hotelgruppe sowie der Bankenspezialist Fiducia IT AG.